התחילו מהטיפולים, לא מרשימת הפיצ'רים
בחירת אפליקציה לקביעת תורים לקוסמטיקאית מתחילה בשאלה פשוטה: האם היא יודעת לשקף את יום העבודה שלכם? קוסמטיקאית שמציעה ניקוי פנים, טיפול פילינג, הסרת שיער וטיפול ארוך יותר צריכה יומן שמציג את משך כל שירות בצורה ברורה.
לפני שבודקים עיצוב או מחיר, כתבו את השירותים שאתם מוכרים, את משך כל טיפול, את אנשי הצוות שמבצעים אותו ואת השעות שבהן אפשר להזמין אותו. כך קל לזהות אם האפליקציה מתאימה לעסק או רק מציגה לוח שנה יפה.
- הגדירו לכל שירות משך מדויק ומחיר עדכני.
- בדקו אם הלקוחה יכולה לבחור את הטיפול ואת נותנת השירות הנכונה.
- ודאו שאפשר לראות את כל הפגישות ביומן אחד בלי לערבב בין שירותים, עובדים וחדרים.
בדקו איך האפליקציה מטפלת בזמן האמיתי של טיפול
טיפול קוסמטי אינו תמיד מסתיים ברגע שמופיע ביומן. ניקוי עמוק יכול לדרוש הכנת חדר, וטיפול פנים מסוים עשוי להימשך יותר ממניקור קצר. אם האפליקציה מאפשרת להגדיר רק שעה קבועה לכל פגישה, היומן ייראה פנוי גם כשבפועל אין לכם זמן לקבל לקוחה נוספת.
חפשו מערכת שמציגה את משך השירות בתוך לוח השנה ומאפשרת לבנות את היום לפי שירותים שונים. ב-Tor אפשר לנהל יומן פגישות, שירותים וצוות מתוך אותו מקום, כך שהזמינות שהלקוחה רואה קשורה למה שהעסק באמת מציע.
- השוו בין משך טיפול קצר, טיפול ארוך ופגישת ייעוץ.
- בדקו איך נראית חפיפה בין פגישות של שתי קוסמטיקאיות.
- פתחו יום לדוגמה עם רצף טיפולים ובדקו אם הקריאה של היומן ברורה.
הפרידו בין יומן אישי ליומן של מכון
לקוסמטיקאית שעובדת לבד יש צרכים שונים ממכון עם כמה חדרים ואנשי צוות. בעסק קטן חשוב לקבוע תור במהירות ולראות את היום בלי עומס. במכון צריך לדעת מי מטפלת בלקוחה, אילו שירותים כל אחת מציעה ואיפה נוצרה התנגשות.
בדקו אם אפשר להוסיף אנשי צוות, להגדיר תפקידים ולנהל הרשאות. Tor מאפשרת לעסק לנהל צוות, תפקידים ושירותים מתוך סביבת העסק. זה שימושי כאשר מנהלת המכון צריכה תמונה מלאה, בעוד שכל אשת צוות צריכה לעבוד רק עם המידע שמתאים לתפקידה.
- בדקו כמה אנשים יכולים לעבוד ביומן אחד.
- ודאו שאפשר להציג זמינות לפי נותנת שירות.
- שאלו מי יכול לשנות תורים, לעדכן שירותים ולצפות בדוחות.
חפשו מסלול ברור מהזמנה לתשלום
קביעת תור היא רק תחילת העסקה. הלקוחה צריכה לבחור שירות, למצוא שעה, לקבל אישור ולהגיע לעסק בלי שיחה נוספת. מצד העסק, צריך לראות את פרטי ההזמנה, לגבות תשלום או מקדמה כשצריך ולעקוב אחרי נוכחות.
בדקו את כל התהליך מנקודת המבט של לקוחה חדשה. לאחר מכן בדקו את אותו תור מתוך חשבון העסק. Tor מחברת בין גילוי נותני שירות, זמינות, הזמנה, תשלומים וניהול לקוחות, כדי שלא תצטרכו להעביר את אותו מידע בין כמה מערכות.
- בצעו הזמנה לדוגמה מטלפון של לקוחה.
- בדקו היכן מופיעים תשלום, מקדמה וסטטוס ההגעה.
- ודאו שהצוות רואה את פרטי התור בלי לחפש בהודעות פרטיות.
בדקו מה קורה כאשר היום משתנה
מכון יופי מתמודד עם ביטולים, לקוחות שמבקשות שעה שהתפנתה ותורים שחוזרים מדי חודש. לכן כדאי לבחור אפליקציה שמחזיקה את כל השינויים בתוך היומן, במקום לנהל רשימות נפרדות בוואטסאפ ובפתקים.
Tor כוללת ניהול רשימות המתנה, מועדפים ותורים חוזרים. רשימת המתנה יכולה לעזור לצוות לפנות ללקוחה המתאימה כאשר נפתחת שעה, ותור חוזר מתאים ללקוחות שקובעות סדרת טיפולים במרווח קבוע. כך כל שינוי נשאר קשור ליומן וללקוחה.
- בדקו איך מוסיפים לקוחה לרשימת המתנה לשירות ולשעה מסוימים.
- בדקו אם אפשר לקבוע סדרת תורים בלי להקליד את כל הפרטים מחדש.
- בדקו אם הלקוחה יכולה לנהל את ההזמנה שלה בעצמה.
עשו בדיקה של יום עבודה שלם
הדרך המהירה לבחור אפליקציה היא להכניס אליה יום אמיתי: טיפול פנים בבוקר, הסרת שיער בצהריים, פגישה של אשת צוות נוספת, ביטול ותשלום. אם אתם נאלצים לפתוח יומן אחר, לשלוח הודעה כדי לאשר שעה או לחשב ידנית מי פנויה, האפליקציה לא מתאימה לתהליך שלכם.
ב-Tor אפשר להתחיל מהכלים לניהול [יומן ותורים](/calendar-appointments), לעבור ל-[ניהול עסק](/business-tools) ולבדוק את [הזמנת התורים](/appointment-booking) מנקודת המבט של הלקוחות. הגדירו שירות אחד מכל סוג, הוסיפו את הצוות ובצעו כמה תרחישים לפני שמחליטים.
- הכניסו לפחות חמישה שירותים עם משכים שונים.
- בדקו תור חדש, שינוי תור, ביטול ותור חוזר.
- ודאו שהצוות יודע לבצע את הפעולות בלי הדרכה ארוכה.
