התשובה הקצרה: בדקו את מסלול התור המלא
אפליקציה לקביעת תורים לסטודיו קעקועים צריכה לטפל בכל הדרך: בקשת ייעוץ, בחירת אמן, קביעת זמן, גביית מקדמה, שינוי פרטים, תזכורת ומעקב אחרי הגעה. אם היא רק מציגה לוח זמנים, היא תשאיר את העבודה החשובה בהודעות, בגיליונות ובזיכרון של הצוות.
בקשו הדגמה על תרחיש אמיתי מהסטודיו שלכם. למשל: לקוחה רוצה קעקוע גדול, צריכה פגישת ייעוץ, בוחרת אמנית, משלמת מקדמה, ואז מזיזה את התור בשבוע. המערכת צריכה לשמור את פרטי התור ואת זמינות האמנית בלי ליצור כפילות או לאבד את המקדמה.
- חפשו יומן לפי אמן, חדר וסוג שירות.
- בדקו אפשרות לתורים ארוכים ולפגישות ייעוץ נפרדות.
- ודאו שהלקוח יכול לראות זמינות ולנהל את ההזמנה בעצמו.
- בדקו שהצוות רואה באותו מקום תורים, לקוחות, תשלומים ונוכחות.
התאימו את האפליקציה לייעוץ, לקעקוע ולפירסינג
בסטודיו קעקועים תור אחד אינו דומה לאחר. ייעוץ עשוי להימשך זמן קצר, סשן קעקוע יכול לתפוס כמה שעות, ופירסינג דורש לעיתים זמן קצר יותר וזמינות של איש צוות מסוים. צרו שירותים נפרדים עם משך זמן, מחיר ואיש צוות מתאימים.
הפרדה כזאת מונעת מצב שבו לקוח מזמין בטעות חלון של חצי שעה לקעקוע שדורש ארבע שעות. היא גם מאפשרת ללקוח להבין מה הוא מזמין כבר בזמן הקביעה. ב-Tor אפשר לנהל שירותים, אנשי צוות וזמינות דרך [כלי העסק](/business-tools) ולחבר אותם ל[יומן התורים](/calendar-appointments).
- ייעוץ לקעקוע חדש.
- סשן קעקוע קצר או ארוך.
- השלמת קעקוע קיים.
- פירסינג והחלפת תכשיט, אם השירות מוצע בסטודיו.
- תור קבוצתי או כמה לקוחות מאותו פרויקט, רק אם תהליך העבודה שלכם דורש זאת.
בדקו שליטה בזמינות של כל אמן
לקוחות מחפשים סגנון, ולכן הבחירה באמן היא חלק מההזמנה. היומן צריך להציג זמינות לפי האמן המתאים, בלי לחשוף שעות שבהן הוא עובד על פרויקט פרטי, בחופשה או בחדר שאינו פנוי.
בקשו לראות איך מנהלים שעות עבודה שונות, הפסקות, ימים סגורים ותורים חוזרים. אם כמה אמנים חולקים חדר או ציוד, בדקו האם אפשר למנוע הזמנות חופפות. כך הסטודיו לא מגלה את ההתנגשות רק כששני לקוחות מגיעים.
- לכל אמן יש לוח זמנים משלו.
- אפשר לחסום זמן לציור, הכנה וניקוי.
- אפשר להגדיר שירותים שרק אנשי צוות מסוימים מספקים.
- שינוי במשמרת מעדכן את הזמינות שהלקוח רואה.
בדקו איך המערכת מטפלת במקדמות
מקדמה היא חלק מתהליך קביעת תור לקעקוע, במיוחד כששומרים חלון עבודה ארוך. לכן צריך לדעת מה הלקוח משלם, לאיזה תור התשלום קשור ומה הצוות רואה לאחר התשלום.
בדקו אם אפשר להגדיר תשלום או מקדמה לפי שירות, לעקוב אחר סטטוס התשלום ולראות אותו מתוך פרטי התור. אל תסתפקו במסך סליקה נפרד שמאלץ את הצוות לחפש אחר כך את ההזמנה המתאימה. לפרטים על אפשרויות קביעת תורים אפשר להתחיל בעמוד [קביעת תורים](/appointment-booking).
- הצגת מחיר או סכום מקדמה לפני אישור.
- קישור ברור בין התשלום ללקוח ולתור.
- גישה של הצוות לסטטוס התשלום.
- אפשרות להגדיר את מדיניות הסטודיו בתוך תהליך ההזמנה, בלי להבטיח אוטומציות שהמערכת אינה מציעה.
אספו את הפרטים שהאמן צריך לפני שהוא מתחיל
תור לקעקוע מתחיל לפני שהלקוח יושב בכיסא. הצוות עשוי להזדקק לרעיון, למיקום בגוף, לגודל משוער, לסגנון, לתמונות השראה ולפרטי קשר. בפירסינג ייתכן שצריך לדעת איזה אזור או תכשיט הלקוח מבקש.
בחרו מערכת שמרכזת את פרטי הלקוח ואת היסטוריית התורים במקום אחד, ושומרת על טופס קצר שאנשים באמת ימלאו. אם יש לכם תהליך קליטה משלים, חברו אותו לשגרת העבודה בלי להפוך את היומן למסמך ארוך שהלקוח נוטש באמצע. ניהול לקוחות זמין דרך [אזור הלקוחות](/customers).
- שדה קצר לתיאור הבקשה.
- בחירת סוג השירות והאמן.
- אפשרות לצרף חומרי השראה, אם המערכת תומכת בכך.
- הערות פנימיות לצוות שאינן מוצגות ללקוח.
- גישה מהירה להיסטוריית ביקורים והזמנות.
בדקו מה קורה כשלקוח משנה את התור
תורים לקעקועים משתנים: סקיצה מתארכת, אמן אינו זמין, או שהלקוח צריך לדחות את הסשן. האפליקציה צריכה לאפשר לצוות להזיז את התור בלי למחוק את פרטי הלקוח ובלי להשאיר את החלון הישן פתוח בטעות.
רשימת המתנה יכולה לעזור כשמתפנה זמן קצר. היא צריכה להציג מי מחפש איזה שירות ובאיזה טווח, כדי שהצוות יוכל להציע את החלון הנכון במקום לשלוח הודעה כללית לכל הרשימה. Tor מאפשרת ללקוחות להצטרף לרשימות המתנה ולנהל את ההזמנות שלהם, לצד ניהול הזמינות של העסק.
- שינוי תאריך ושעה מתוך פרטי ההזמנה.
- שמירה על האמן והשירות שנבחרו בעת שינוי התור.
- רשימת המתנה לפי שירות או זמן פנוי.
- תצוגה ברורה של תורים שבוטלו, הוזזו או ממתינים לאישור.
בחרו מערכת שהצוות ישתמש בה בזמן אמת
ביום עמוס הצוות צריך לראות מה קורה עכשיו: מי הגיע, איזה אמן פנוי, איזה תור מתקרב ומה השתנה מאז הבוקר. אם צריך לעבור בין יומן, הודעות, קובץ תשלומים ורשימת לקוחות, המידע מתפזר והטעויות מצטברות.
בדקו את העבודה מהטלפון ומהמחשב, עם הרשאות שונות לבעלים, מנהל, קבלה ואמנים. עברו על [כלי הניהול לעסקים](/businesses) ובדקו האם הם מתאימים לגודל הסטודיו ולחלוקת האחריות אצלכם. התחילו בשירות אחד ובאמן אחד, הריצו שבוע ניסיון, ורשמו כל פעולה שהצוות עדיין עושה מחוץ למערכת.
- לוח יומי ברור לכל הצוות.
- הרשאות לפי תפקיד.
- מעקב אחרי הגעה ותורים שהושלמו.
- דוחות בסיסיים על עומס, שירותים והכנסות, בהתאם ליכולות המערכת.
- תהליך עבודה שאפשר להסביר לעובד חדש בכמה דקות.
כך תשוו בין שתי אפליקציות
אל תשוו לפי מספר הכפתורים במסך הראשי. הזינו בשתי המערכות את אותו תרחיש: ייעוץ, מקדמה, סשן ארוך, שני אמנים, שינוי תאריך ותור שהתפנה. מדדו כמה פעולות נדרשו ועד כמה ברור לצוות מה הסטטוס.
בסוף הבדיקה, בחרו את המערכת שמפחיתה עבודה ידנית בתהליך שלכם. אפשר להתחיל ב-[שאלות הנפוצות](/faq) או ב-[מרכז העזרה](/help), ואז לבדוק את התרחיש מול הצוות לפני המעבר.
- האם הלקוח מוצא את השירות והאמן הנכונים?
- האם היומן מונע חפיפות?
- האם המקדמה והתור מופיעים יחד?
- האם שינוי או ביטול משאיר את המידע מסודר?
- האם הצוות יכול לנהל את היום בלי כלי עזר מקבילים?
